Privacyverklaring

Versie: 2 november 2026

PootPakket by Philo, KvK 42186465, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via pootpakket.nl. Bedrijfsnaam: PootPakket by Philo. Vestigingsadres: Kullerlaan 16, 5061 SJ Oisterwijk. Voor privacyvragen en verzoeken: pootpakket@gmail.com.

Voor je account verwerken wij naam, e-mailadres, een beveiligde wachtwoordhash en gegevens voor e-mailbevestiging, aanmelden en wachtwoordherstel. Voor bestellingen en abonnementen verwerken wij contact- en adresgegevens, je pakketkeuze, order- en abonnementsgegevens en gegevens over je huisdieren, zoals naam, diersoort, geboortedatum en gewicht. Aan je account gekoppelde huisdiergegevens behandelen wij als onderdeel van je klantgegevens.

Dit is nodig voor het aangaan en uitvoeren van de overeenkomst: accountbeheer, passende productselectie, levering, klantenservice en overeengekomen herinneringen. Factuur- en administratiegegevens verwerken wij om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Technische gegevens, zoals IP-adres, beveiligingslogs en sessiegegevens, worden voor zover nodig verwerkt voor beveiliging en het voorkomen van misbruik. Hiervoor gebruiken wij ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienstverlening, met zo min mogelijk gegevens.

Eventuele commerciële nieuwsbrieven staan los van noodzakelijke bestel- en servicemails. Waar toestemming nodig is vragen wij die apart; je kunt die altijd intrekken.

De eerste betaling gaat via iDEAL. Voor de daaropvolgende maandelijkse SEPA-incasso verwerkt Mollie betaalgegevens en de bijbehorende machtiging. Mollie verwerkt daarbij ook gegevens voor eigen wettelijke verplichtingen. PootPakket bewaart waar nodig betaalstatus, klant- en machtigingsreferenties en beperkte rekeninginformatie, zoals de laatste vier tekens van de IBAN. PootPakket bewaart geen volledige IBAN in de klantdatabase bij STRATO.

STRATO verzorgt hosting en de database. Ons contactadres is pootpakket@gmail.com via Gmail (Google). Account- en wachtwoordmails worden via de website op STRATO verzonden. Voor verzending delen wij de naam en het afleveradres van de ontvanger met PostNL, en alleen eventuele aanvullende contactgegevens die nodig zijn voor de gekozen verzenddienst. Mollie verwerkt de betalingen en automatische incasso's. Wij bewaren ook wanneer je akkoord bent gegaan met de voorwaarden en incassoafspraken, samen met de toen geldende tekst. Herinneringen worden per e-mail ingericht; wij gebruiken hiervoor geen sms of automatische WhatsApp-berichten. Na een bevestigde betaling maken wij een PDF-factuur en bewaren wij de noodzakelijke factuurgegevens in de STRATO-database. Je ontvangt de factuur per e-mail als bijlage en kunt deze in je account downloaden. Voor verzendlabels gebruiken wij de benodigde ontvanger- en adresgegevens. De automatische PostNL-koppeling wordt pas voor echte zendingen ingeschakeld nadat PostNL productietoegang heeft verleend. Er is momenteel geen boekhouder of andere medewerker met toegang tot de klantgegevens.

Wij delen alleen noodzakelijke gegevens voor het betreffende doel. Waar een partij als verwerker voor ons handelt sluiten wij de vereiste verwerkersafspraken. Voor partijen die zelfstandig verantwoordelijk zijn, zoals een betaaldienst voor eigen wettelijke controles, geldt ook hun eigen privacyverklaring. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Account-, adres- en huisdiergegevens bewaren wij in de database bij STRATO zolang je account of abonnement actief is en daarna maximaal één jaar na beëindiging van je abonnement voor service en afhandeling, tenzij eerder verwijderen mogelijk is of een concrete wettelijke verplichting of geschil langer bewaren nodig maakt. Een verwijderd account beëindigt een actieve overeenkomst niet automatisch; wij stemmen de afhandeling met je af.

Gegevens die nodig zijn voor de wettelijke financiële administratie bewaren wij in beginsel zeven jaar volgens de toepasselijke fiscale bewaarplicht. Dit betekent niet dat alle account- of huisdiergegevens zeven jaar worden bewaard. Klantenservicecorrespondentie: maximaal één jaar na afhandeling. Beveiligingslogs: maximaal negentig dagen, tenzij nodig voor een concreet incident. STRATO maakt dagelijks automatisch een back-up van de database. Deze back-ups worden maximaal veertien dagen bewaard. Account- en huisdiergegevens worden in de database bij STRATO bewaard. De eigenaar kan via een afgeschermd beheeroverzicht een export downloaden en op de eigen laptop in Excel bekijken voor klant- en abonnementsbeheer. Deze lokale kopieën worden alleen door de eigenaar gebruikt en moeten bij wijzigingen en verwijdering worden bijgewerkt; daarop gelden dezelfde bewaartermijnen. De export bevat geen wachtwoorden, inlogtokens of volledige IBAN. Factuurgegevens worden apart van het account bewaard. Verwijdering van een account verwijdert financiële administratie niet automatisch. Gegevens die uit de actieve database zijn verwijderd, kunnen nog maximaal veertien dagen in een back-up staan. Een back-up gebruiken wij alleen voor herstel; bij herstel passen wij eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw toe. Bevestigings- en wachtwoordhersteltokens verliezen hun geldigheid op de aangegeven vervaldatum. Bij websiteverzoeken ruimen wij tokenhashes op die meer dan dertig dagen verlopen of gebruikt zijn.

De website gebruikt functionele sessiecookies voor aanmelden en beveiliging. Tijdelijke browseropslag (sessionStorage) bewaart de pakketkeuze tijdens je bezoek. Hiervoor worden geen advertentieprofielen gemaakt. Wij gebruiken geen marketing- of analysetrackers.

De lettertypen worden samen met de website bij STRATO geladen. Je browser hoeft hiervoor geen verbinding met Google Fonts te maken.

Onze website en klantdatabase worden bij STRATO gehost. Voor e-mail gebruiken wij onder meer Gmail van Google. Bij internationale dienstverleners kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Daarbij gelden de toepasselijke waarborgen voor internationale doorgifte. Meer informatie staat in de privacyverklaringen van Google en Mollie. Je kunt ons vragen welke dienstverleners en waarborgen op jouw gegevens van toepassing zijn.

De accountomgeving gebruikt wachtwoordhashes, sessiebeveiliging en beschermingsmaatregelen tegen misbruik. Binnen PootPakket heeft alleen de eigenaar, Philo Vrijdag, toegang tot de klantgegevens. Dienstverleners ontvangen of verwerken uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor hun eigen taak, zoals hierboven beschreven.

De website selecteert producten en prijzen op basis van jouw invoer, zoals diersoort en gewicht. Deze selectie is geen medische diagnose. Wij gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen zonder menselijke tussenkomst.

Met Huisdier verwijderen verberg je het dier uit je actieve accountoverzicht. Dat wist eerdere bestellingen of verplichte factuurgegevens niet. Voor volledige verwijdering van gegevens kun je ons mailen; wij beoordelen welke gegevens nog nodig zijn en passen de hierboven genoemde bewaartermijnen toe.

Je kunt ons vragen welke gegevens wij van je hebben, een kopie vragen en onjuiste gegevens laten corrigeren. Onder de wettelijke voorwaarden kun je gegevens laten verwijderen, verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens laten overdragen. Toestemming kun je intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongeldig maakt.

Mail je verzoek naar pootpakket@gmail.com. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan de wettelijke verlenging gelden; wij leggen dat binnen de eerste maand uit. Wij vragen alleen aanvullende identificatie als dat nodig is en vragen niet standaard om een onbewerkte kopie van je identiteitsbewijs. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

De datum bovenaan geeft de versie aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokken klanten op een passende manier. Je kunt de verklaring opslaan of afdrukken.